Factuurnummering uitleg + de meest gemaakte fout in factuurnummers

De factuurnummering is aan regels verbonden en mag je niet helemaal zelf bedenken. Op elk factuur die je maakt moet een uniek en opvolgend factuurnummer staan. 

Doordat je een opvolgend factuurnummer gebruikt kan de belastingdienst makkelijk controleren of er geen factuur ontbreekt. Wordt de factuur niet betaald of wordt het bedrag kwijtgescholden? Verscheur de factuur nooit maar maak altijd een creditnota. Zo voorkom je gaten in de boekhouding.
 

Opbouw factuurnummering

Het factuurnummer waarmee je start mag je zelf bepalen. De eerste factuur mag bijvoorbeeld best nummer 20 zijn, alleen ben je bij de volgende factuur dan wel verplicht om nummer 21 te gebruiken. Zo blijven de factuurnummers opvolgend.

Bij de opbouw van de cijferreeks moet je er goed om denken dat er genoeg ruimte is om de factuurnummers te kunnen opvolgen. Gebruik je bijvoorbeeld een factuurnummering met 3 cijfers: 001, 002, 003 etc dan kan je nooit meer dan 999 facturen versturen. Je mag later in het jaar niet een extra cijfer aan je factuurnummering toevoegen. 

Afhankelijk van hoeveel facturen je per jaar verstuurt is het dus aan te raden om extra nullen in je cijferreeks te zetten. Dit vergeten veel ondernemers, waardoor ze aan het eind van het jaar in de problemen komen.

Denk jij dat je ongeveer 90 facturen gaat versturen? Gebruik dan minimaal 2 nullen (cijfers) in je cijferreeks. Voorbeeld: 01, 02, 03 etc. Zelf raad ik in dit geval aan om voor de zekerheid 3 nullen in je cijferreeks te gebruiken. Want krijg je een nieuwe klant, dan zit je zo bij factuurnummer 100.

factuurnummering

Factuurnummers met jaartal

Veel ondernemers beginnen hun factuurnummer met een jaartal, opgevolgd door een cijferreeks. Bijvoorbeeld: 2018001, 2018002, 2018003 etc. Wil je een kortere factuurnummer? Gebruik dan bijvoorbeeld: 1801, 1802 etc. Hier staat het getal 18 voor jaartal en 01 voor factuurnummer. 

Na de jaarwisseling kun je de factuurnummering weer aanpassen. Eindig je het jaar met factuurnummer 2018200, dan kun je in het nieuwe jaar beginnen met factuurnummer 2019001.

Factuurnummers met klantnummer

Heb je veel klanten? Dan kan het handig zijn om een klantnummer is de factuurnummer te gebruiken. Zo heb je sneller overzicht van welke factuur bij welke klant hoort. Ook is dit erg handig om betalingen te automatiseren. De boekhoudsoftware herkent deze klantnummers waardoor de betaling automatisch verwerkt wordt in de boekhouding.

Voor de belastingdienst maakt het niet uit of je klantnummers in je factuurnummering gebruikt, zolang de factuurnummers zelf maar makkelijk te achterhalen en opvolgend zijn.

Voorbeeld van factuurnummering met klantnummer: 12-057, 12-058, 12-059. Hierbij staat het getal 12 voor klantnummer en het getal 057 voor factuurnummer. Wil je het nog overzichtelijker? Dan kan je naast het klantnummer ook het jaartal gebruiken voorbeeld: 1812-057 waarbij het getal 18 staat voor jaartal, 12 voor klantnummer en 057 voor factuurnummer.

Online factureren

Hoe je de factuur wilt maken is geheel aan jezelf, de belastingdienst heeft hier geen regels voor vast gesteld. Mijn voorkeur gaat uit naar een boekhoudsoftware. Dit bespaard véél tijd en voorkomt dat je grote fouten maakt. 

e-boekhouden.nl

Gratis voor alle starters: Maak en stuur je factuur gemakkelijk 
en in eigen huisstijl. Klanten kunnen gelijk via iDEAL betalen.